Ultima actualizare: 24.02.2025

1. Introducere

Bine ați venit pe platforma electronică de catalog școlar oferită de S.C. CATALOG SCOLAR S.R.L. și de companiile sale afiliate (denumite în continuare „CS”, „noi” sau „nouă”). Serviciul nostru constă în furnizarea și administrarea unui sistem electronic de gestionare a notelor, absențelor și altor informații relevante despre elevi și cadre didactice, disponibil prin site-ul web www.catalog-scolar.ro și aplicația „Catalog Școlar” (denumite colectiv „Servicii”).

Acești „Termeni și Condiții de Utilizare” (denumiți în continuare „Termeni”) stabilesc condițiile în care S.C. CATALOG SCOLAR S.R.L., Cluj-Napoca, str. Petuniei, nr. 1/42, jud. Cluj, CUI: 37730446 vă oferă acces la Serviciile sale. Prin utilizarea Serviciilor, confirmați că ați citit, înțeles și sunteți de acord să respectați acești Termeni. Dacă nu sunteți de acord cu acești Termeni, vă rugăm să nu utilizați Serviciile.

2. Definiții

• Operator/Prestator: S.C. CATALOG SCOLAR S.R.L., în calitate de furnizor al platformei de catalog școlar (denumit și „noi” sau „CS”).
• Unități școlare (Școli): Instituții de învățământ cu care CS are contracte în vederea implementării și utilizării Serviciilor, furnizând date despre elevi, părinți și cadre didactice.
• Utilizator: Orice persoană fizică sau juridică ce utilizează Serviciile – inclusiv cadre didactice, personal administrativ, elevi, părinți/reprezentanți legali.
• Cont: Profil individual asociat unui Utilizator, care conține date personale și informații școlare (note, absențe, comunicări, etc.).
• Conținut: Orice informații, date, text, fișiere, imagini, înregistrări video sau alte materiale disponibile prin intermediul Serviciilor.

3. Acceptarea Termenilor

Prin accesarea și utilizarea Serviciilor, confirmați că acceptați acești Termeni. Totodată, este posibil să fie necesar să acceptați în mod expres acești Termeni și Condiții la crearea unui Cont.

Notă: Anumite funcționalități din cadrul Serviciilor pot fi supuse unor termeni suplimentari (de ex. Politica de Confidențialitate, Politica de Cookie-uri, acorduri suplimentare semnate cu unitățile școlare, etc.). În caz de conflict între prezentele clauze și cele suplimentare, vor prevala clauzele specifice acelui serviciu suplimentar.

4. Obținerea și prelucrarea datelor cu caracter personal

4.1. Date colectate direct de la Utilizatori
Putem colecta date personale (nume, prenume, e-mail, număr de telefon, rol în cadrul unității școlare etc.) atunci când vă creați un Cont sau atunci când completați formulare/solicitări în cadrul site-ului sau aplicației.

4.2. Date colectate prin intermediul unităților școlare
În baza contractelor încheiate cu unitățile școlare (școli, licee, instituții de învățământ), putem primi date despre elevi, părinți/reprezentanți legali și cadre didactice (ex. nume, prenume, date de contact, date despre situația școlară – note și absențe). Aceste date ne sunt transferate în condiții de siguranță și cu respectarea legislației în vigoare, inclusiv Regulamentul (UE) 2016/679 (GDPR).

4.3. Roluri în prelucrarea datelor
- Unitatea școlară poate acționa ca Operator de date cu caracter personal (decide scopul și modalitatea prelucrării) pentru datele elevilor, părinților și personalului didactic.
- S.C. CATALOG SCOLAR S.R.L. acționează în mod obișnuit ca Persoană Împuternicită în numele unității școlare, în baza contractelor semnate, asigurând suportul tehnic și administrarea platformei. În anumite situații (de exemplu, când datele sunt colectate direct de la dumneavoastră pentru contul de Utilizator), putem avea calitatea de Operator asociat sau Operator independent.

4.4. Conformitate GDPR și legislația locală
Toate prelucrările de date personale se efectuează în conformitate cu GDPR și legislația română aplicabilă în materie (inclusiv Legea nr. 190/2018 privind măsuri de punere în aplicare a GDPR).

Pentru detalii complete despre modul în care prelucrăm datele, drepturile persoanelor vizate și obligațiile noastre, vă invităm să consultați Politica noastră de Confidențialitate, parte integrantă din prezentele Termeni.

5. Crearea și administrarea contului

• 5.1. Eligibilitate: Pentru a vă crea un Cont, trebuie să aveți calitatea de cadru didactic, reprezentant legal, părinte, elev sau altă calitate recunoscută de unitatea școlară parteneră.
• 5.2. Date corecte și complete: Utilizatorul este responsabil de acuratețea datelor introduse. În cazul în care identificăm informații false, ne rezervăm dreptul de a suspenda sau închide Contul.
• 5.3. Confidențialitate: Sunteți responsabil(ă) pentru păstrarea confidențialității datelor de autentificare (nume de utilizator și parolă) și pentru orice activitate desfășurată prin intermediul Contului dumneavoastră.
• 5.4. Transferul contului: Nu este permis să vindeți, transferați sau cesionați Contul sau datele de acces unei terțe părți fără acordul nostru expres.

6. Utilizarea Serviciilor

• 6.1. Scop educațional: Serviciile sunt oferite exclusiv pentru gestionarea situației școlare (note, absențe, rapoarte, etc.) și pentru comunicarea între școală, elevi și părinți.
• 6.2. Interdicții: Este interzisă folosirea Serviciilor în scopuri ilegale, abuzive sau care pot aduce prejudicii altor Utilizatori, unităților școlare sau CS.
• 6.3. Conținut încărcat de Utilizatori: Sunteți singurul responsabil pentru materialele și informațiile încărcate în platformă (mesaje, comentarii, documente). Ne rezervăm dreptul de a șterge sau bloca orice conținut care încalcă legea, bunele moravuri sau prezentele Termeni.
• 6.4. Disponibilitate și mentenanță: CS depune toate eforturile pentru a asigura funcționarea optimă a Serviciilor. Cu toate acestea, pot exista perioade de mentenanță, actualizare sau probleme tehnice care pot cauza indisponibilități temporare.

7. Drepturi de proprietate intelectuală

S.C. CATALOG SCOLAR S.R.L. deține toate drepturile de proprietate intelectuală (inclusiv drepturi de autor, mărci, design, cod sursă, etc.) asupra platformei și a conținutului propriu afișat în cadrul Serviciilor. Orice reproducere, distribuire, modificare, afișare sau creare de opere derivate fără acordul nostru expres este strict interzisă.

Conținutul încărcat de Utilizatori în scopul desfășurării activității educaționale rămâne în proprietatea lor și/sau a unității școlare, după caz. Prin publicarea acestor informații, Utilizatorul ne acordă un drept neexclusiv de a le utiliza doar în scopul furnizării Serviciilor.

8. Limitarea răspunderii

8.1. Calitatea și acuratețea datelor: Datele introduse în platformă sunt transmise în principal de către unitățile școlare și de Utilizatori (cadre didactice, elevi, părinți). CS nu își asumă responsabilitatea pentru erori, omisiuni sau inexactități ale datelor furnizate de terți.

8.2. Continuitatea Serviciilor: Deși depunem eforturi pentru a asigura accesul neîntrerupt la Servicii, nu garantăm că acestea vor fi în permanență disponibile sau că funcționarea lor va fi lipsită de erori.

8.3. Daune și pierderi: În măsura permisă de lege, CS nu va fi răspunzătoare pentru daune indirecte, incidentale sau consecvente (pierderi de date, etc.) care apar din sau în legătură cu utilizarea Serviciilor, chiar și atunci când a fost informată despre posibilitatea unor astfel de daune.

9. Suspendarea și încetarea accesului

Ne rezervăm dreptul de a suspenda sau închide Contul unui Utilizator dacă încălcați acești Termeni, dacă există suspiciuni de fraudă ori comportamente neadecvate sau dacă suntem obligați de lege sau de o autoritate competentă. În cazul închiderii Contului, dreptul de a utiliza Serviciile încetează imediat.

10. Modificarea Termenilor

Putem actualiza acești Termeni ori de câte ori este necesar, pentru a reflecta schimbările legislative, actualizări tehnice ori modificări ale Serviciilor. Versiunea revizuită va fi publicată pe site-ul nostru, iar continuarea utilizării Serviciilor după publicare va constitui acceptarea modificărilor.

11. Legea aplicabilă și soluționarea litigiilor

Acești Termeni sunt guvernați de legislația din România. Orice dispută în legătură cu acești Termeni se va soluționa inițial pe cale amiabilă. În cazul în care părțile nu ajung la un acord amiabil, litigiul va fi supus instanțelor competente din România, în jurisdicția unde CS are sediul social.

12. Contact

Pentru întrebări, nelămuriri sau cereri legate de acești Termeni și de Serviciile noastre, ne puteți contacta la adresa de e-mail [email protected] sau prin intermediul secțiunii de contact din platformă.

13. Dispoziții finale

În cazul în care o dispoziție din acești Termeni este considerată nevalidă sau inaplicabilă de o instanță competentă, validitatea celorlalte dispoziții nu va fi afectată. Orice neexercitare sau întârziere în exercitarea unui drept prevăzut în acești Termeni nu va fi interpretată ca renunțare la acel drept.

Vă mulțumim pentru că folosiți serviciile Catalog Școlar!

Ultima actualizare: 24.02.2025

Prezenta Politică de Confidențialitate descrie modul în care S.C. CATALOG SCOLAR S.R.L. („CS”, „noi” sau „subscrisa”) colectează, utilizează, stochează și protejează datele cu caracter personal ale utilizatorilor (părinți, elevi, profesori) și ale reprezentanților legali ai acestora, precum și datele pe care le primim de la unitățile de învățământ cu care colaborăm în vederea furnizării de servicii de catalog școlar digital. Politica este redactată în acord cu legislația aplicabilă în domeniul protecției datelor cu caracter personal, inclusiv Regulamentul General privind Protecția Datelor (Regulamentul UE 2016/679 – „GDPR”), Legea nr. 190/2018 privind măsuri de punere în aplicare a GDPR și alte acte normative relevante.

1. Cine suntem

S.C. CATALOG SCOLAR S.R.L., societate cu sediul în România, având CUI 37730446, cu sediul în Cluj-Napoca, Str. Petuniei nr. 1/42, jud. Cluj, pune la dispoziția școlilor și a altor instituții de învățământ o platformă online și o aplicație mobilă denumită „Catalog Scolar” („Platforma”). Prin intermediul Platformei, CS oferă acces la date referitoare la situația școlară a elevilor (note, absențe, medii, observații etc.). În anumite situații, putem acționa în calitate de operator de date cu caracter personal (de exemplu, pentru datele conturilor proprii de acces pe platformă), iar în alte situații putem prelucra date în calitate de împuternicit al școlilor/altor instituții de învățământ („Operatorul”), dacă aceștia ne transmit datele elevilor și părinților în baza unui contract de prestări servicii.

2. Categoriile de date cu caracter personal prelucrate

În funcție de relația pe care o avem cu dumneavoastră și/sau cu instituția de învățământ, putem colecta și prelucra următoarele categorii de date cu caracter personal:

1. Date furnizate direct de către dumneavoastră (părinte/reprezentant legal/elev/profesor):
- Nume, prenume;
- Adresă de e-mail;
- Număr de telefon;
- Alte date de contact sau date completate în formularele de pe Platformă;
- Orice informații comunicate voluntar (solicitări, întrebări, feedback).

2. Date primite de la unitatea de învățământ (în virtutea contractului încheiat cu aceasta):
- Nume, prenume, date de identificare elev (e.g., clasă, număr matricol, date de contact – acolo unde este cazul);
- Nume, prenume părinte/reprezentant legal (dacă sunt necesare în contextul accesului la Platformă sau al informărilor transmise părinților);
- Situația școlară (note, absențe, medii, observații etc.);
- Alte date relevate de documentele școlare ori de Platforma utilizată de instituția de învățământ.

3. Date colectate automat, prin utilizarea website-ului www.catalog-scolar.ro și/sau a aplicației mobile:
- Adresa IP, fișiere de tip log, data și ora accesării, tipul de browser, versiunea dispozitivului mobil, sistemul de operare;
- Cookie-uri strict necesare pentru funcționalitatea site-ului (cookie-uri de sesiune) – nu utilizăm alte tipuri de cookie-uri.

3. Scopurile și temeiurile legale ale prelucrării

Prelucrăm datele cu caracter personal doar în scopuri legitime, conform legislației aplicabile. Principalele scopuri și temeiuri legale sunt:

1. Furnizarea serviciilor de catalog școlar digital:
- Temei legal: (i) executarea contractului cu unitatea de învățământ (art. 6 alin. 1 lit. b) GDPR); (ii) interesul legitim al școlii și al părinților/elevilor de a avea acces la situația școlară (art. 6 alin. 1 lit. f) GDPR); (iii) consimțământul, unde este cazul (art. 6 alin. 1 lit. a) GDPR).
- Exemplu: Crearea conturilor de acces la Platformă, transmiterea notelor și absențelor către părinți, generarea de rapoarte.

2. Comunicări administrative și asistență:
- Temei legal: executarea contractului (art. 6 alin. 1 lit. b) GDPR) și interesul legitim de a oferi suport și informații (art. 6 alin. 1 lit. f) GDPR).
- Exemplu: Trimiterea e-mail-urilor de confirmare la înregistrare, mesaje de resetare a parolei, notificări despre actualizări și mentenanță.

3. Respectarea obligațiilor legale:
- Temei legal: îndeplinirea obligațiilor legale care ne revin (art. 6 alin. 1 lit. c) GDPR).
- Exemplu: Respectarea cerințelor legale în materie fiscală și contabilă; răspuns la solicitări ale autorităților (poliție, instanțe judecătorești etc.).

4. Îmbunătățirea și securitatea Platformei:
- Temei legal: interesul legitim de a asigura funcționarea, securitatea și îmbunătățirea produselor/serviciilor noastre (art. 6 alin. 1 lit. f) GDPR).
- Exemplu: Analiza performanței aplicației, gestionarea incidentelor de securitate, monitorizarea traficului pentru prevenirea fraudelor sau atacurilor cibernetice.

5. Mesaje de marketing și comunicări opționale (doar dacă vă exprimați în mod explicit consimțământul):
- Temei legal: consimțământul dumneavoastră (art. 6 alin. 1 lit. a) GDPR).
- Exemplu: Trimiterea de newslettere, invitații la sondaje de satisfacție, oferte promoționale (atunci când este cazul).

4. Cum colectăm datele

- Direct de la dumneavoastră atunci când vă înregistrați pe Platformă, completați formulare de contact, ne trimiteți cereri sau când folosiți funcționalitățile aplicației.
- Prin intermediul unităților de învățământ, în temeiul contractelor încheiate, atunci când școala ne transmite datele elevilor și ale părinților pentru gestionarea și actualizarea situației școlare.
- Prin tehnologii automate (cookie-uri, jurnale de server, fișiere log) în momentul accesării site-ului sau aplicației.

5. Destinatarii datelor cu caracter personal

Nu vindem și nu închiriem niciodată datele dumneavoastră cu caracter personal către terți. Cu toate acestea, putem divulga datele către următoarele categorii de destinatari, în limitele legii:

1. Persoane împuternicite de noi (furnizori de servicii IT, furnizori de servicii de e-mail/SMS, hosting, mentenanță, dezvoltare) care prelucrează datele exclusiv în numele și pe seama noastră, respectând instrucțiunile și politicile de securitate aplicabile.
2. Unitățile de învățământ partenere, în măsura în care acest lucru este necesar pentru furnizarea serviciilor și actualizarea informațiilor privind elevii.
3. Autorități publice (de exemplu, ANAF, Poliție, instanțe judecătorești), dacă există o obligație legală de divulgare sau dacă este necesar pentru apărarea intereselor noastre legitime ori ale unui terț.
4. Terți implicați în tranzacții corporative (fuziuni, achiziții, transferuri de active), dar numai cu respectarea principiilor de protecție a datelor și cu o informare prealabilă a persoanelor vizate, dacă este cazul.

6. Transferuri internaționale

Datele dumneavoastră sunt prelucrate, stocate și păstrate în principal pe teritoriul Uniunii Europene. În cazul în care, pentru furnizarea unor servicii specifice (e.g., infrastructură cloud), vom efectua transferuri de date în afara UE/SEE, ne vom asigura că există garanții adecvate (decizii de adecvare ale Comisiei Europene, clauze contractuale standard etc.), în conformitate cu GDPR.

7. Perioada de stocare

Păstrăm datele cu caracter personal doar atât timp cât este necesar pentru îndeplinirea scopurilor pentru care au fost colectate, cu respectarea cerințelor legale și contractuale. În general, avem următoarele repere de retenție:

- Pe durata contractului încheiat cu unitatea de învățământ și pentru o perioadă rezonabilă ulterior încetării acestuia (de regulă, pe perioada necesară îndeplinirii obligațiilor legale de arhivare sau apărării drepturilor noastre în justiție).
- Date cont utilizator: pe durata de existență a contului; dacă solicitați ștergerea contului, datele asociate vor fi șterse sau anonimizate, cu excepția situațiilor în care prelucrarea ulterioară este impusă de obligațiile legale de arhivare sau de apărarea intereselor noastre legitime.
- Date primite de la școli: strict pe durata necesară furnizării serviciilor de catalog digital și în conformitate cu clauzele contractuale încheiate cu unitatea de învățământ.

8. Securitatea datelor

Implementăm măsuri tehnice și organizatorice pentru a proteja datele împotriva accesului neautorizat, a distrugerii, pierderii, modificării sau dezvăluirii neautorizate:

- Transmitem datele prin conexiuni criptate (SSL/TLS);
- Monitorizăm platforma pentru detectarea potențialelor amenințări de securitate;
- Limităm accesul la date doar personalului instruit și împuterniciților contractuali care au nevoie efectivă de date pentru îndeplinirea sarcinilor specifice;
- Efectuăm audituri periodice și testări pentru a ne asigura că securitatea sistemelor este la zi.

9. Drepturile persoanelor vizate

Conform GDPR, beneficiați de următoarele drepturi în ceea ce privește datele dumneavoastră cu caracter personal:

- Dreptul de acces: să obțineți confirmarea dacă prelucrăm sau nu date care vă privesc și, dacă da, acces la acestea și la informații privind modul de prelucrare.
- Dreptul la rectificare: să ne solicitați corectarea sau completarea datelor inexacte sau incomplete.
- Dreptul la ștergere („dreptul de a fi uitat”): să solicitați ștergerea datelor dacă acestea nu mai sunt necesare, dacă vă retrageți consimțământul (acolo unde consimțământul a fost temeiul prelucrării), dacă vă opuneți prelucrării sau dacă prelucrarea este ilegală.
- Dreptul la restricționare: să cereți limitarea prelucrării în anumite situații (de ex., când contestați exactitatea datelor).
- Dreptul la portabilitate: să primiți datele personale într-un format structurat, utilizat frecvent și care poate fi citit automat și să le transferați altui operator, dacă prelucrarea se bazează pe consimțământ sau contract și este efectuată prin mijloace automate.
- Dreptul la opoziție: să vă opuneți prelucrării bazate pe interesul nostru legitim, din motive legate de situația dumneavoastră particulară.
- Dreptul de a nu fi supus(ă) unor decizii individuale automate: aveți dreptul de a vă opune deciziilor luate exclusiv pe baza prelucrării automate (inclusiv profilare) care produc efecte juridice sau vă afectează semnificativ.
- Dreptul de a vă retrage consimțământul: acolo unde prelucrarea se bazează pe consimțământ, îl puteți retrage oricând, fără a afecta însă legalitatea prelucrării de dinainte de retragere.

Pentru a vă exercita drepturile, ne puteți contacta folosind datele de contact din secțiunea următoare. Vom răspunde solicitărilor în termen de maximum 30 de zile, cu posibilitatea de prelungire, în funcție de complexitatea cererii. Dacă nu sunteți mulțumit(ă) de răspunsul nostru sau considerați că prelucrarea se face cu încălcarea legislației, aveți dreptul să depuneți o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP).

10. Datele copiilor

Platforma noastră vizează mediul școlar, implicit și datele elevilor minori. Întrucât avem contracte cu școlile, colectarea datelor elevilor minori are loc prin intermediul unităților de învățământ, în virtutea interesului public de a asigura evidența și monitorizarea situației școlare, respectiv pe baza consimțământului părinților/reprezentanților legali acolo unde legislația o impune.

Ne asigurăm că prelucrăm datele minorilor în mod protejat, strict pentru scopurile legate de activitatea școlară și cu respectarea legislației aplicabile. Orice solicitare de exercitare a drepturilor privind datele minorilor va fi luată în considerare cu prioritate, urmând să colaborăm cu reprezentanții legali și/sau cu unitatea școlară.

11. Cum ne puteți contacta

Pentru orice întrebări, nelămuriri sau pentru exercitarea drepturilor dumneavoastră legate de prelucrarea datelor cu caracter personal, ne puteți contacta la adresa de e-mail [email protected] sau prin intermediul secțiunii de contact din platformă.

12. Modificări ale Politicii de Confidențialitate

Ne rezervăm dreptul de a actualiza sau modifica periodic prezenta Politică de Confidențialitate, pentru a reflecta schimbările legislative sau modul în care ne desfășurăm activitatea. Orice versiune nouă va fi publicată pe site și, dacă modificările sunt substanțiale, veți fi notificați în mod adecvat (e.g., prin e-mail sau printr-un mesaj vizibil în contul dumneavoastră).

Vă mulțumim pentru încredere și vă asigurăm că depunem toate eforturile necesare pentru a vă proteja datele și pentru a asigura o prelucrare transparentă și legală, în conformitate cu drepturile și interesele dumneavoastră.